契約データベースに新機能「カスタム通知」実装、2024年10月29日より提供開始

契約データベース「Contract One」が新機能「カスタム通知」を実装

2024年10月29日、Sansan株式会社は、契約データベース「Contract One」において新機能「カスタム通知」を実装したことを発表しました。この新機能は、契約書に記載された納品日や支払期日などの重要な期日を正確に管理するためのものです。

契約書には、実務に関する重要な期日が記載されており、営業や調達などの実務担当者はこれらを正確に把握し、遵守する必要があります。しかし、契約書の管理は法務や総務が行っている一方で、実務担当者は別の台帳やツールで期日を管理しているため、記載ミスや期限超過といった課題が生じていました。

「カスタム通知」機能の詳細

新たに実装された「カスタム通知」機能は、契約書に記載された複数の期日から、通知が必要な期日を選択し、アラートメールを設定できる機能です。具体的には、納品日や支払期日はもちろんのこと、定期報告や利用許諾の期限といった項目についても通知を設定できるため、契約書に基づく正確な期限管理を実現します。

この機能は、契約書に記載されたあらゆる期日について、契約書の情報とひも付けてアラートメールを送付できるため、実務担当者が重要な期日を事前に把握し、抜け漏れを防ぐことが可能です。

機能実装の背景

企業間取引において、契約書には納品日や支払期日などの重要な期日が記載されます。これらの期日を正確に把握し、遵守することは、営業や調達部門にとって非常に重要です。しかし、契約書は主に法務や総務が管理しているため、実務担当者は別途台帳やスケジュール管理ツールで期日を管理することが一般的です。このような管理方法では、属人的なミスが生じる可能性が高く、アラートが設定されていない場合には、期日を過ぎてしまうリスクもあります。

この課題を解決するために、Contract Oneは「カスタム通知」機能を実装しました。この機能により、契約書に記載された期日が近づくと、実務担当者にアラートメールが送付される仕組みが整いました。

新機能の概要と利点

「カスタム通知」機能は、契約書に記載されたあらゆる期日について、アラートメールを送付できる新しい機能です。これまでContract Oneでは、解約通知期限日や契約終了日を知らせるアラートメールを送信することができましたが、今回の新機能により、その他の期日についてもアラートメールを設定できるようになります。

この機能の導入により、実務担当者は支払期日や納品日といった重要な期日を事前に検知することができ、実務の抜け漏れを防ぐことが可能となります。

「Contract One」の特徴と利便性

Contract Oneは、Sansan株式会社が提供する契約データベースであり、長年培ってきた独自の技術を活用して、紙や電子などあらゆる契約書をデータ化しています。このデータベースは、契約の有効性や契約同士の複雑な関係を誰でも正確かつ俯瞰して捉えることができるように設計されています。

さらに、生成AIを活用した機能によって、管理部門だけでなく、事業部門でも日常的に契約データを活用できる環境を整備しています。これにより、契約に対する意識を変え、習慣を変えることで、リスク管理と生産性向上を実現し、事業を加速させることが可能となります。

Sansan株式会社の会社概要

Sansan株式会社は、「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションとして掲げ、働き方を変えるDXサービスを提供しています。主なサービスには、営業DXサービス「Sansan」、名刺アプリ「Eight」、インボイス管理サービス「Bill One」、契約データベース「Contract One」が含まれています。

会社の設立は2007年6月11日で、所在地は東京都渋谷区桜丘町1-1 渋谷サクラステージ28Fです。資本金は69億33百万円（2024年8月31日時点）であり、働き方を変えるDXサービスの企画・開発・販売を行っています。

まとめ

今回の「カスタム通知」機能の実装により、契約データベース「Contract One」は、実務担当者が契約書に記載された重要な期日を正確に管理できる環境を提供します。この機能により、納品日や支払期日といった実務上の重要な期日を事前に把握し、業務の効率化を図ることが可能となります。

このように、契約データベース「Contract One」は、実務の抜け漏れを防ぎ、業務の効率化を実現するための強力なツールとなることが期待されています。