HRS Payが5月1日から提供開始、海外出張のホテル精算を効率化

出張ホテル精算システム「HRS Pay」の提供開始

2025年4月25日、ドイツ本社のIT企業「HRS」の日本法人、HRS Japan株式会社と三菱UFJニコス株式会社は、海外出張における宿泊費の精算を効率化する新たな非対面決済サービス「HRS Pay」の提供を開始することを発表しました。サービスは5月1日から利用可能となります。この提携により、企業の出張業務における立て替えをなくし、精算手続きを大幅に簡素化することが期待されています。

この新しいサービスは、HRSのBTM（ビジネストラベルマネジメント）戦略の一環として位置づけられています。BTMは企業の出張関連業務を一元管理し、業務効率化やリスク管理を促進する仕組みです。HRSは、法人契約ホテルの調達、オンラインホテル予約、宿泊費の法人一括精算やVAT還付を実現するペイメントサービスを提供しています。

「HRS Pay」の仕組みと機能

「HRS Pay」は、三菱UFJニコスが提供するバーチャルカードナンバー（VCN）を利用した決済システムです。このシステムにより、企業は海外宿泊費の決済をスムーズに行うことができます。具体的には、カード支払い情報を予約情報とリンクさせることで、企業の人事、財務、間接材調達部門が必要とするデータの活用を可能にします。

このサービスの主な特徴は以下の通りです：

• 立て替え不要：従業員が出張先でホテル代を立て替える必要がなくなります。
• データ活用の促進：人事や財務部門が必要とするデータを効率的に活用できます。
• VAT還付申請の自動化：出張者のホテルチェックアウト後にHRSが明細書を取得し、データ化することで、VAT還付申請を自動化します。

また、HRS Payを通じて、出張者は海外出張時にHRSの予約システムでの「HRS Pay」の選択をするだけで、すべての海外ホテルとの精算を一元化することができます。これにより、決済情報の入力や領収書の突合などの手間が大幅に軽減されます。

「HRS Pay」の導入によるメリット

「HRS Pay」を導入することにより、企業は以下のようなメリットを享受できます：

1. 経費の一元管理：すべての決済情報が一元化され、経費精算業務が効率化されます。
2. リスク削減：カード不正利用のリスクが軽減されます。
3. 業務効率化：出張業務のデジタルトランスフォーメーション（DX）が促進されます。

さらに、HRSは専用のダッシュボードを通じて、企業の担当者が自社社員による出張先ホテルでの利用データをリアルタイムでモニタリングできる機能も提供しています。これにより、企業は出張業務の透明性を高め、管理業務を効率化することが可能となります。

サービスの提供に関する詳細情報

「HRS Pay」は、三菱UFJニコスが提供する「パーチェシングカード」と連携して展開されます。このカードは非対面取引専用のカードレス法人カードであり、各企業が自らVCNを取得し、利用条件を設定して使用することができます。

具体的な仕組みは次の通りです：

• 企業が宿泊予約を行う際、HRSは発番されたVCNと予約情報をホテルに伝達します。
• 三菱UFJニコスは、海外ホテルとの精算を担当します。
• 出張者は、HRSの予約システムで「HRS Pay」を選択することで、すべての精算を一つのパーチェシングカードにまとめることができます。

このように、HRS Payは企業の出張業務の効率化を図り、業務の透明性を向上させるための強力なツールとなります。

まとめ

「HRS Pay」は、HRS Japan株式会社と三菱UFJニコス株式会社の提携によって提供される新しい出張ホテル精算システムです。これにより、企業は海外出張における宿泊費の立て替えをなくし、精算手続きを効率化することが可能になります。具体的には、以下のような特徴とメリットがあります：

このように、「HRS Pay」は企業の出張業務を支援するための革新であり、今後の出張管理の新たなスタンダードとなるでしょう。