STEP 1
種類と日付を選ぶ
社内の定例・打ち合わせ、取引先との打ち合わせ、町内会・PTA・自治会から選びます。取引先を選ぶと出席者の欄が「先方」と「当社」に分かれ、町内会・PTAでは出席人数の欄が付きます。
使い方
STEP 2
行の数を合わせる
出席者の人数・議題の数・ToDoの行を会議に合わせます。議題が少ないほど要点の欄が広くなり、どの組み合わせでもA4の1枚に収まります。欄に打ち込める文字数は、印刷で1行（議題の欄は行の高さ）に収まる数までです。
STEP 3
印刷かExcelで書く
印刷して手で書くか、Excelに入力します。Excelでは担当を出席者の名前から選べ、期限を過ぎて「完了」になっていないToDoは期限のマスが赤くなります。
議事録の書き方
議事録は、会議に出なかった人も含めて「何が決まり、誰が何をするのか」をあとから確かめるための記録です。発言をすべて書き写す必要はなく、次の順にまとめると読みやすくなります。
1. 基本の情報を先に書く
会議名・開催日時・場所・出席者・記録者を最初に書きます。日付に曜日を添えておくと、あとで予定表と照らし合わせるときに迷いません。欠席者も書いておくと、議事録を誰に回せばよいかがはっきりします。
2. 議題ごとに要点だけを書く
発言を時間の順に並べるより、議題ごとに「出た意見」「論点」「結論」を短い文で書くほうが読み返しやすくなります。誰の意見かが大事な場面だけ名前を添えます。
3. 決定事項とToDoを分ける
「決まったこと」と「これからやること」を同じ欄に混ぜると、何が終わっていないのかが見えにくくなります。決定事項には結論だけを、ToDoには誰が・何を・いつまでにやるかを1行ずつ書きます。期限は「来週中」ではなく日付で書くのがこつです。
4. 5W1Hで抜けを確かめる
いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように、がそろっているかを見直すと、読んだ人が聞き返さずに動けます。結論が出なかった議題は「保留」と理由を書き、次回の議題に回します。
5. 配る前に確認する
数字・日付・名前に誤りがないかを見直し、必要なら会議の進行役や主な発言者に目を通してもらってから配ります。次回の予定日も入れておくと、次の会議の準備がそのまま始められます。
取締役会の議事録について：取締役会の議事録は会社法第369条第3項で作成が求められ、書面で作るときは出席した取締役・監査役の署名または記名押印が要ります。記載する事項（開催の日時・場所、議事の経過の要領とその結果など）は会社法施行規則第101条に定められています。このテンプレートは社内会議・打ち合わせ向けなので、取締役会には法令の項目を満たした書式を使ってください。条文はe-Gov法令検索の会社法・会社法施行規則で確認できます。
議事録のよくある質問
議事録はいつまでに配ればよいですか？
法律で日数が決まっているわけではありませんが、記憶が新しいうちに確認してもらえるよう、会議の当日か翌営業日までに出席者へ配るのが目安です。ToDoの期限が近いものがあるときは、先にその部分だけでも共有しておくと動き出しが早くなります。
Excelで期限を過ぎたToDoが赤くなるのはなぜですか？
期限のマスに条件付き書式を入れてあり、期限が今日より前で、状態が「完了」になっていない行だけが赤くなります。状態を▼から「完了」にすると色は消えます。担当は出席者の欄に書いた名前から選べます。
取締役会の議事録にも使えますか？
取締役会の議事録は、記載する事項が会社法施行規則第101条で決まっていて、書面の場合は出席した取締役・監査役の署名または記名押印も必要です（会社法第369条第3項）。このテンプレートは社内会議や打ち合わせ向けの書式なので、取締役会には法令の項目を満たした専用の書式を使ってください。
スマホから印刷できますか？Googleスプレッドシートでも使えますか？
画面の「印刷・PDFで保存」はブラウザの印刷を使うので、スマホからでもPDFに保存できます。ExcelのファイルはGoogleスプレッドシートでも開いて書き込めますが、リストと色の動きはExcelとLibreOffice Calcで確認しています（マクロは入っていません）。
